MANAJEMEN UMUM

1.       ARTI DAN FUNGSI MANAJEMEN

Menurut Profesor Oei Liang Lee manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi diatas, maka fungsi manajemen adalah: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan.

                                                                                                                    

·         Jenjang manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai peling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah:

1.      Manajemen puncak atau manajemen eksekutif

2.      Manajemen madya atau manajemen administrative

3.      Manajemen operasional atau manajemen supervisori

2.      LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Sebelum 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja. Beberapa tahun sebelum Taylor, Henry Fayol telah menjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di Perancis. Pada tahun 1911 Taylor menerbitkan buku The Principles of Scientific Management yang menjelaskan tentang prinsip manajemen, yaitu:

            Prinsip 1: semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis

Prinsip 2: orang yang tepat untuk memangku jabatan adalah orang yang dipilih dan dilatih secara ilmiah

Prinsip 3: menyamakan gaji karyawan dengan hasil kerjanya

Prinsip 4: menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

3.      SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

·         Sekolah klasik (classical school)

Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

·         Sekolah perilaku (behavioral school)

Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

·         Sekolah ilmu manajemen (management science school)

Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Ilmu manajemen merupakan pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.

·         Analisis system

Analisis system menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Analisis system ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama.

·         Manajemen hasil

Management by objectives atau MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan.

4.      PERENCANAAN

·         Bentuk-bentuk perencanaan

a.       Tujuan (objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

a.       Kebijakan (policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

b.      Strategi

Strategi merupakan tindakan penyelesaian dari rencana yang telah dibuat.

c.       Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.

d.      Aturan (rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

e.       Program

Program merupakan campuran antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran. Semuanya ini menciptakan adanya tindakan.

·         Kegunanan perencanaan

a.       Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang

b.      Mengarahkan perhatian pada tujuan

c.       Memperingan biaya

d.      Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

·         Langkah-langkah penyusunan perencanaan

a.       Menetapkan tujuan

b.      Menyusun anggaran-anggaran (premising)

c.       Menentukan berbagai alternatif tindakan

d.      Mengadakan penilaian terhadap alternative-alternatif tindakan yang dipilih

e.       Mengambil keputusan

f.       Menyusun rencana pendukung

·         Faktor-faktor yang membatasi perencanangan

a.       Sulitnya mencari anggapan secara teliti.

Karena keadaan mendatang sifatnya tidak pasti maka dibuatlah peramalan dengan mengikutsertakan beberapa anggapan

b.      Perubahan yang sangat cepat.

c.       Kelakuan internal; kelakuan psikolohis, kelakuan karena adanya prosedur atau kebijakan, dan kelakuan sumber daya dan dana

d.      Kelakuan eksternal; berkaitan dengan masalah sosial, politik, teknologi, kebudayaan, ekonomi, dll.

e.       Waktu dan biaya

·         Pengambilan keputusan

a.       Syarat pengambilan keputusan:

-          Harus berusaha untuk mencapai tujuan dengan cara yang positif

-          Harus mengetahui jelas tentang tujuan perusahaan serta kekurangannya

-          Harus mempunyai kemampuan untuk menganalisis

-          Harus optimis dan memiliki kemauan untuk mencari alternative yang baik

b.      Alat pengambilan keputusan

-          Analisa risiko. Setiap keputusan yang diambil berdasarkan variabel kritis, yaitu biaya pengenalan, biaya produksi, investasi modal, harga, dan market share yang ingin dicapai

-          Pohon keputusan (decision tree) melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari beberapa jenis keputusan

5.      PENGORGANISASIAN

Fungsi pengorganisasian adalah sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi. Hubungan yang timbul dalam organisasi dapat berbentuk formal (disengaja) dan informal (tidak disengaja).

·         Rentangan kekuasaan

Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

a.       Latihan dari bawahan. Bawahan yang mendapatkan latihan sempurna akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pimpinannya

b.      Pendelegasian wewenang. Organisasi yang kurang teratur menyebabkan frekuensi hubungan pimpinan dan bawahan kurang baik.

c.       Perencanaan. Sejauh mana bawahan dapat memahami perintah pimpinan.

d.      Teknik komunikasi. Komunikasi yang baik menyebabkan hubungan yang baik pula.

·         Dasar-dasar penggolongan bagian di dalam organisasi

a.       Berdasarkan angka. Misalnya divisi keempat (kodam IV)

b.      Berdasarkan waktu. Misalnya pada buruh pabrik pembagian kerja pagi dari pukul 08.00-12.00 dan kerja siang dari pukul 13.00-17.00

c.       Berdasarkan fungsi perusahaan. Misalnya kegiatan produksi dibagi menjadi bagian produksi, bagian pemasaran, dan bagian keuangan.

d.      Berdasarkan luas daerah operasi. Misalnya sebuah perusahaan besar yang mempunyai cabang-cabang di beberapa daerah.

e.       Berdasarkan jenis barang yang dihasilkan. Misalanya PT. Astra membuat motor, mobil dan mesin foto copy, dapat mengelompokkan aktivitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangya.

f.       Berdasarkan jenis langganan. Misalnya langganan seperti konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah, dan perusahaan lain.

6.      PENGARAHAN

·         Prinsip-prinsip pengarahan:

a.       Prinsip mengarah kepada tujuan

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

c.       Prinsip kesatuan komando

·         Cara-cara pengarahan

a.       Orientasi. Orientasi adalah pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

b.      Perintah. Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada bawahan untuk melakukan suatu hal.

c.       Delegasi wewenang. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

·         Komunikasi

a.       Dalam komunikasi ada hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga, atau sebaliknya.

b.      Hubungan yang timbul untk menyampaikan gagasan atau informasi

c.       Berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan saling pengertian

 

·         Motivasi

Biasanya, keberhasilan yang dapat dicapai akan semakin besar jika para manajer mampu member dorongan (motivasi) karyawannya meskipun perencanaan dan organisasi tidak begitu sempurna. Motivasi ada dua macam yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

7.      PENGORGANISASIAN

·         Prinsip-prinsip koordinasi

a.       Prinsip kontak langsung; koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik vertikal maupun horizontal

b.      Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi; koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan.

c.       Hubungan timbal balik antara faktor-faktor yang ada.

d.      Pelaksanaan fungsi koordinasi.

8.      PENGAWASAN

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bila terjadi penyimpangan.

·         Langkah-langkah pengawasan

a.       Menciptakan standard. Standard merupakan kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dikerjakan. Standard yang dibuat biasanya berdasarkan pada suatu kondisi kerja yang normal.

b.      Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard.

Langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui samapai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.

c.       Melakukan tindakan koreksi.

Langkah ketiga ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan.

·         Syarat-syarat pengawasan yang baik

a.       Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas)

b.      Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi

c.       Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan

d.      Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai standard yang digunakan

e.       Pengawasan harus luwes/fleksibel

f.       Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi

g.      Pengawasan harus ekonomis

h.      Pengawasan harus mudah dimengerti

i.        Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.

sumber: "PENGANTAR BISNIS MODERN" oleh Basu Swastha dan Ibnu Sukotjo